Zapier y sus Zaps

Desarrollado inicialmente en 2012, pero mejorado y potenciado con cambios recientes, tenemos hoy a Zapier, una herramienta de automatización que permite conectar diferentes aplicaciones y servicios Web para que trabajen juntos. Su función principal es posibilitar la comunicación entre estas aplicaciones de forma automática, simplificando tareas repetitivas y mejorando la eficiencia operativa. Es en realidad un programa que existe para quien desea conectar herramientas Web sin la necesidad de tener conocimientos de programación.

Como ejemplo, podemos maginar que deseamos que cada vez que se reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, este se guarde automáticamente en una nube de almacenamiento elegida. Con Zapier, se puede configurar esta acción para que se realice de forma automática, sin necesidad de que haya que hacerlo manualmente cada vez. Supongamos estas situaciones: hacemos un anuncio en Facebook Lead Ads y necesitamos pasar la información principal a una herramienta de automatización de Marketing; instalamos una pop-up en un blog para capturar emails y es necesario pasar estos suscriptores a una automatización de marketing; se hace una acción de co-Marketing y hace falta compartir los leads con la empresa asociada (o viceversa). Todas estas acciones se pueden combinar con Zapier.

El programa ofrece flujos de trabajo que permiten el uso de diferentes aplicaciones Web en el mismo proceso. Sus productos se centran en automatizar tareas recurrentes, como la gestión de prospectos. Los usuarios pueden establecer "reglas" que configuran el flujo de datos entre diferentes herramientas y servicios. Así, Zapier funciona mediante la creación de "Zaps", que son flujos de trabajo automatizados que conectan dos o más aplicaciones. Cada Zap se compone de un "disparador" y una "acción". El disparador es el evento que inicia el flujo de trabajo (por ejemplo, recibir un correo electrónico con un archivo adjunto), y la acción es la tarea que se realiza en respuesta a ese disparador (por ejemplo, guardar el archivo adjunto en la nube). Se permite una amplia variedad de integraciones con aplicaciones populares como Gmail, Dropbox, Google Drive, Slack, Trello, entre muchas otras. Esto permite automatizar tareas en diferentes áreas, como marketing, ventas, soporte al cliente, productividad personal, entre otros. Algunos ejemplos de tareas que se pueden automatizar con Zapier son:

• Guardar automáticamente los archivos adjuntos de correo electrónico en la nube.
• Crear automáticamente tareas en el gestor de proyectos cuando se recibe un correo electrónico de un cliente.
• Añadir automáticamente nuevos contactos a un CRM (Customer Relationship Management, o Gestión de Relación con el Cliente) desde un formulario Web.
• Publicar automáticamente contenido en redes sociales desde un blog.
• Recibir notificaciones en Slack cuando se realiza una nueva venta en una tienda en línea.

Zapier tiene un plan gratuito, llamado Free Forever. Con él, se pueden hacer conexiones de un máximo de 2 pasos a la vez. Por ejemplo, tomar información de una herramienta pop-up, como Hellobar, y pasársela a una herramienta de automatización de Marketing. La debilidad del plan Free Forever es que no todas las aplicaciones están disponibles para ese servicio. Por ejemplo, una integración con Facebook Lead Ads solo se puede hacer con el plan pagado.

Esta resulta ser una herramienta muy útil para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, ya que permite automatizar tareas repetitivas y enfocarse en actividades más importantes. Para explorar las posibilidades de automatización que ofrece Zapier, es bueno visitar su sitio Web y revisar las diferentes integraciones y casos de uso disponibles: https://zapier.com/.